شرکت فنی و مهندسی رایانه پردازان عصر جدید

مزایا و محاسن آرشیو الکترونیک

  1. دسترسی سریع وآسان
  2. سهولت دسترسي به پرونده های دیجیتالی در هر مکان که میانگین دسترسی در سیستم کامپیوتری 30 ثانیه و در سیستم دستی بسته به میزان بزرگی و نظم آرشیو از 10 دقیقه تا یک روز می باشد . در سیستم آرشیو دیجیتالی بجای غوطه ور شدن در دریایی از کاغذ با چند کلیلک به سند دلخواه خود دست می یابیم.

  3. کنترل سریع و آسان
  4. کنترل سریع و آسان مديران ارشد بر روي آرشیو اسناد دیجیتالی و استفاده از قلمهای رایانه ای جهت پاراف و حاشیه نویسی در اسناد اسکن شده .

  5. افزایش سرعت
  6. افزايش سرعت دسترسي به پرونده ها و کاهش زمان پاسخگوئي به ارباب رجوع در راستاي طرح تکريم ارباب رجوع .

  7. صرفه جویی در کاغذ و فضا
  8. کاهش 60 تا 90 درصدی حجم بايگاني هاي کاغذی وگاها حذف کامل آنها که باعث صرفه جویی در فضا گردیده و در نتيجه کاهش در هزينه هاي نگهداري و همچنين هزينه سرمايه اي فضا و عدم نياز به توسعه فضای بايگانی را در بر خواهد داشت .

  9. عدم نیاز به افزایش نیرو با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان
  10. عدم نياز به افزايش پرسنل بايگاني بدليل حذف مراجعه حضوري به بايگاني و حتی کاهش تعداد پرسنل بايگاني و در نتيجه کاهش هزينه هاي پرسنلي .

  11. عدم نیاز به جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت
  12. عدم مفقود شدن پرونده ها و دست کاري اسناد و در نتيجه افزايش امنيت پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 5% از این اسناد بطور کامل گم می شوند در حالی که چنین چیزی در سیستم کامپیوتری وجود ندارد .

  13. تهیه نسخه پشتیبان
  14. امکان کپي برداري راحت و آسان از پرونده ها و تهيه نسخه پشتيبان بدون هيچ هزينه اي.

  15. نقل و انتقال آسان و راحت
  16. امکان ارسال پرونده به سازمانهاي مختلف در صورت لزوم بصورت الکترونيکي در راستاي تقويت دولت الکترونيکي .

  17. افزایش امنیت جابجایی پرونده ها
  18. امکان ارسال سريع ، آسان و مطمئن پرونده ها به شعبه هاي مختلف سازمان و به ادارات شهرستانها و يا بلعکس و در نتيجه حذف هزينه ارسال و افزايش امنيت جابجائي پرونده ها .

  19. امکان دسته بندی و جستجو
  20. دسته بندي کامل پرونده ها و در نتيجه امکان جستجوي سريع بر حسب نام ، نام خانوادگي ، شماره پرونده و يا هر اطلاعات مورد نظري که هنگام ديجيتال کردن اسناد مشخص شده باشد.

  21. مشخص کردن ورفع نواقص پرونده ها
  22. امکان مشخص کردن پرونده هاي ناقص و نوع نواقص آنها و اقدام سريع جهت رفع نواقص در فرآیند دیجیتال کردن اسناد.

  23. حفاظت اطلاعات
  24. امکان تعريف سطح دسترسي براي رده هاي مختلف سازمان و جلوگیری از استفاده های غیر مجاز اشخاص.

  25. عدم بهم ریختگی
  26. حذف عمليات فيزيکي برداشت پرونده و جايگذاري مجدد آن و عدم امکان بهم ريختگی پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 11% اسناد در جای درست خود قرار نمی گیرند.

  27. گرفتن گزارشهای گوناگون
  28. امکان استخراج گزارشهای متنوع و مختلف از پرونده ها و فرآیندهای مرتبط همچون مشخص کردن تعداد مراجعات ، اشخاص مراجعه کننده و غیره.

  29. دسترسی مدیران در هر ساعت از روز
  30. امکان دسترسي سريع و آسان مديران ارشد به پرونده ها حتي پس از پايان ساعت کاري کارکنان بخش بايگاني در هر ساعت از روز و حتی از هر مکان.

  31. هزینه فوق العاده کمتر در آرشیو و بازیابی اسناد
  32. که بصورت میانگین در آرشیو اسناد بصورت دستی 5 برابر حالت کامپیوتری و هزینه بازیافت اسناد 20 برابر حالت کامپیوتری می باشد.

  33. ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد
  34. ایمنی کامل پرونده ها و اسناد در مقابل کلیه خطرات احتمالی و حوادث طبیعی همچون آتش سوزی و سیل.

  35. حفظ و پاکیزگی محیط زیست
  36. کاهش استفاده از کاغذ و سایر تجهیزات نوشتاری

چند واقعيت درباره سيستم اداری سنتی

  • یک کارمند اداره بصورت میانگین 6 هفته کامل از سال را برای پیدا کردن اسنادش صرف می کند.
  • کار اصلی یک کارمند تنها جمع آوری اسناد و انتقال آن از یک جا به جای دیگر اداره نیست در حالیکه در بیشتر ادارات کار اصلی کارکنان این است .
  • اطلاعات 40 کیلومتر کاغذ در یک CD جای میگیرد .
  • اسناد نامنظم و گم شده در سیستم آرشیو دیجیتالی وجود ندارد.
  • عدم کنترل مستقیم مدیران ارشد بر آرشیو های کاغذی.
  • هزینه کپی برداری از اسناد بطور متوسط بیش از ده میلیون ریال در سال می باشد.
  • هزینه خرید انواع کاغذها بطور متوسط در سال بیش از ده میلیون ریال می باشد.
  • ایجاد وقفه در کار و یا کاهش سرعت انجام کار در بایگانی بدلیل عدم حضور پرسنل بایگانی در سر کار به دلایل مختلف (حداقل یک ماه از سال را در مرخصی می باشند).
اسکنر حرفه ای
Fujitsu
چرا هژیر صنعت؟
HajirSanat
مدیریت هوشمند بایگانی اسناد
Arshive

Copyright © 2012 AsreJadid Inc. All Rights Reserved.