شرکت فنی و مهندسی رایانه پردازان عصر جدید

امروزه دسترسی سریع و آسان به اطلاعات که لازمه آن مدیریت بهینه و آسان آنها می باشد امری ضروری ولازم است. سازمان ها در راستای انجام ماموریتهای خود روزانه مدارک و اسناد کاغذی بسیاری را جهت ثبت و نگهداری اطلاعات مورد نیازشان تولید می کنند و کماکان اطلاعات بسیار کم و محدودی بصورت الکترونیکی در سیستم های اطلاعاتی حفظ و نگهداری می شود. نگهداری اطلاعات بر روی کاغذ علاوه بر افزایش احتمال مفقود و فرسوده شدن اسناد بر اثر گذشت زمان (امنیت پایین اسناد کاغذی ) ,حجم زیادی از فضای با ارزش سازمانها را به خود اختصاص داده و مشکلات فراوانی را در جابجایی این اسناد ایجاد نموده است. از طرفی دسترسی سریع و همزمان کاربران به این اسناد نیز ممکن نبوده و بازیابی اطلاعات از این اسناد بسیار کند صورت می گیرد. این معزل باعث گردیده که بسیاری از سازمان ها به دنبال راهکاری مناسب و هوشمند برای مدیریت اسناد خود باشند و برخی از آنها بدون داشتن چشم اندازی روشن ازنحوه نگهداری و مدیریت هوشمند اسناد دیجیتال اقدام به الکترونیکی نمودن اسناد و تصویر برداری از آنها بنمایند که به دلیل عدم مدیریت صحیح اسناد الکترونیکی قالبا استفاده مفید و موثری از آن صورت نگرفته و به روز رسانی اسناد در عمل غیر ممکن می شود.
فن آوری اطلاعات با استفاده از محتویات اسناد امکان طبقه بندی و بایگانی اسناد الکترونیکی بصورت سریع و آسان و با کمترین هزینه و تلفات را فراهم می آورد. لذا این مجموعه که در سالهای اخیر در امر ایجاد آرشیوهای الکترونیکی فعالیت داشته است نیاز به وجود نرم افزاری قوی و جامع جهت مدیریت هوشمند آرشیوهای الکترونیکی را احساس نمود و ازابتدای سال 90 اقدام به سرمایه گذاری در این راستا نمود.
نرم افزار مهبا (مدیریت هوشمند بایگانی الکترونیکی اسناد) که حاصل قریب به یکسال تلاش و کوشش کارشناسان این شرکت می باشد بستری را فراهم نموده است که به راحتی بتوان انواع آرشیوهای الکترونیکی مورد نیاز را تعریف و ایجاد نمود و مدیریت جامع و کاملی را بر روی آن اعمال کرد.
این نرم افزار به سازمان این قابلیت را می دهد که تمامی اسناد را به صورت جزئی و یا کلی و در هر زمان و مکان بررسی و مدیریت نماید˛ گزارشهای متنوعی از آن استخراج کنند و به راحتی از انبوهی از اسناد نسخه پشتیبان تهیه نماید.
از شاخص ترین امکانات این نرم افزار می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  1. امکان سفارشی نمودن نرم افزار برای تطابق و پوشش نیاز های انواع بایگانی ها همچون پرسنلی ، باز نشتگان ، مشترکین ، بیماران ، دانشجویی و...به آسانی توسط مدیر سیستم با توجه به پویا بودن محیط نرم افزار.
  2. امکان ایجاد چند بایگانی مختلف در نرم افزار به صورت همزمان (این قسمت به صورت انتخابی می باشد.)
  3. ویرایش و فشرده سازی اسناد
  4. امکان استفاده از بارکد و بار کد خوان در نرم افزار جهت هر پرونده.
  5. امکان تعریف تعداد نا محدود (گروه اطلاعاتی) برای هر پرونده و ایجاد فرم اطلاعاتی.
  6. ویرایش و فشرده سازی اسناد
  7. امکان تعریف و ایجاد تعداد نا محدود فیلد های اطلاعاتی برای هر گروه اطلاعاتی یا فرم اطلاعاتی ایجاد شده.
  8. امکان تغییر ، اولویت قرارگیری و نمایش فرم های اطلاعاتی.
  9. امکان الصاق عکس صاحب پرونده به هر پرونده.
  10. امکان تعریف نامحدود سربرگ برای اسناد پرونده ها.
  11. امکان تعریف نامحدود فیلدهای اطلاعاتی برای هر سربرگ.
  12. امکان تعیین نوع فیلدها (رشته ، عدد ، تاریخ و ...) نحوه نمایش اطلاعات هر فیلد ، تعیین اجباری بودن پر کردن هر فیلد و اولویت نمایش آنها.
  13. ویرایش و فشرده سازی اسناد
  14. امکان الصاق تصاویر اسناد پرونده از طریق فایل یا از طریق اسکنر.
  15. امکان پیوست نمودن اسناد به یکدیگر.
  16. امکان جستجوی سریع و آسان بر روی پرونده ها و اسناد.
  17. ویرایش و فشرده سازی اسناد
  18. امکان اخذ گزارشات متنوع و ترکیبی بر روی فیلد های اطلاعاتی مختلف پرونده ها و ذخیره گزارشات تعریف شده.
  19. امکان اخذ گزارشات متنوع و ترکیبی بر روی اسناد هر پرونده یا کلیه اسناد موجود در سیستم همانند نواقصی های پرونده.
  20. امکان تعریف و ذخیره قالب گزارشات جهت استفاده مجدد از آنها.
  21. امکان نمایش گزارشات در محیط Excel وWeb
  22. امکان ویرایش سطر و ستون گزارشات به دلخواه.
  23. ویرایش و فشرده سازی اسناد
  24. پشتیبانی از فرمت های فایل های تصویری موجود Jpgو Tiff.
  25. امکان فشرده سازی تصاویر با فرمت Tiff به صورت Lzw ← جهت کاهش تقریبی80% حجم فایل ها و ←Group4 جهت کاهش تقریبی94% حجم فایل ها
  26. امکان نمایش فایل های Multi Tiff برای اسناد دورو.
  27. امکان بزرگ نمایی تصویر در محیط نرم افزاری.
  28. امکان ویرایش تصاویر (چرخش تصویر، تنظیم شدت روشنایی، برش حاشیه و ...) در محیط نرم افزار (این قسمت به صورت انتخابی می باشد.)
  29. مدیریت هوشمند کاربران و تعیین سطوح دسترسی جهت امنیت سیستم توسط مدیر سیستم.
  30. ارائه گزارش عملکرد کاربران به مدیر سیستم.
  31. ویرایش و فشرده سازی اسناد
  32. امکان استفاده هم زمان کاربران با توجه به تحت شبکه و وب بودن نرم افزار.
  33. تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به سهولت.
  34. امکان اخذ رونوشت الکترونیکی از اسناد و پرونده ها.
  35. امکان طراحی و تولید انواع فرم های اداری با توجه به فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده برای هر پرونده جهت چاپ یا نمایش (این قسمت به صورت انتخابی است.)
  36. ایجاد خودکار دفتر تلفن بر اساس اطلاعات موجود در پرونده.
مزایا و محاسن آرشیو الکترونیک
اسکنر حرفه ای
Fujitsu
چرا هژیر صنعت؟
HajirSanat
مدیریت هوشمند بایگانی اسناد
Arshive

Copyright © 2012 AsreJadid Inc. All Rights Reserved.