مدیریت هوشمند بایگانی اسناد (مهبا)
امروزه دسترسی سریع و آسان به اطلاعات که لازمه آن مدیریت بهینه و آسان آنها می باشد امری ضروری ولازم است. سازمان ها در راستای انجام ماموریتهای خود روزانه مدارک و اسناد کاغذی بسیاری را جهت ثبت و نگهداری اطلاعات مورد نیازشان تولید می کنند و کماکان اطلاعات بسیار کم و محدودی بصورت الکترونیکی در سیستم های اطلاعاتی حفظ و نگهداری می شود. نگهداری اطلاعات بر روی کاغذ علاوه بر افزایش احتمال مفقود و فرسوده شدن اسناد بر اثر گذشت زمان (امنیت پایین اسناد کاغذی ) ,حجم زیادی از فضای با ارزش سازمانها را به خود اختصاص داده و مشکلات فراوانی را در جابجایی این اسناد ایجاد نموده است. از طرفی دسترسی سریع و همزمان کاربران به این اسناد نیز ممکن نبوده و بازیابی اطلاعات از این اسناد بسیار کند صورت می گیرد. این معزل باعث گردیده که بسیاری از سازمان ها به دنبال راهکاری مناسب و هوشمند برای مدیریت اسناد خود باشند و برخی از آنها بدون داشتن چشم اندازی روشن ازنحوه نگهداری و مدیریت هوشمند اسناد دیجیتال اقدام به الکترونیکی نمودن اسناد و تصویر برداری از آنها بنمایند که به دلیل عدم مدیریت صحیح اسناد الکترونیکی قالبا استفاده مفید و موثری از آن صورت نگرفته و به روز رسانی اسناد در عمل غیر ممکن می شود.
فن آوری اطلاعات با استفاده از محتویات اسناد امکان طبقه بندی و بایگانی اسناد الکترونیکی بصورت سریع و آسان و با کمترین هزینه و تلفات را فراهم می آورد. لذا این مجموعه که در سالهای اخیر در امر ایجاد آرشیوهای الکترونیکی فعالیت داشته است نیاز به وجود نرم افزاری قوی و جامع جهت مدیریت هوشمند آرشیوهای الکترونیکی را احساس نمود و ازابتدای سال 90 اقدام به سرمایه گذاری در این راستا نمود.
نرم افزار مهبا (مدیریت هوشمند بایگانی الکترونیکی اسناد) که حاصل قریب به یکسال تلاش و کوشش کارشناسان این شرکت می باشد بستری را فراهم نموده است که به راحتی بتوان انواع آرشیوهای الکترونیکی مورد نیاز را تعریف و ایجاد نمود و مدیریت جامع و کاملی را بر روی آن اعمال کرد.
این نرم افزار به سازمان این قابلیت را می دهد که تمامی اسناد را به صورت جزئی و یا کلی و در هر زمان و مکان بررسی و مدیریت نماید˛ گزارشهای متنوعی از آن استخراج کنند و به راحتی از انبوهی از اسناد نسخه پشتیبان تهیه نماید.
از شاخص ترین امکانات این نرم افزار می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- امکان سفارشی نمودن نرم افزار برای تطابق و پوشش نیاز های انواع بایگانی ها همچون پرسنلی ، باز نشتگان ، مشترکین ، بیماران ، دانشجویی و...به آسانی توسط مدیر سیستم با توجه به پویا بودن محیط نرم افزار.
- امکان ایجاد چند بایگانی مختلف در نرم افزار به صورت همزمان (این قسمت به صورت انتخابی می باشد.)
- امکان استفاده از بارکد و بار کد خوان در نرم افزار جهت هر پرونده.
- امکان تعریف تعداد نا محدود (گروه اطلاعاتی) برای هر پرونده و ایجاد فرم اطلاعاتی.
- امکان تعریف و ایجاد تعداد نا محدود فیلد های اطلاعاتی برای هر گروه اطلاعاتی یا فرم اطلاعاتی ایجاد شده.
- امکان تغییر ، اولویت قرارگیری و نمایش فرم های اطلاعاتی.
- امکان الصاق عکس صاحب پرونده به هر پرونده.
- امکان تعریف نامحدود سربرگ برای اسناد پرونده ها.
- امکان تعریف نامحدود فیلدهای اطلاعاتی برای هر سربرگ.
- امکان تعیین نوع فیلدها (رشته ، عدد ، تاریخ و ...) نحوه نمایش اطلاعات هر فیلد ، تعیین اجباری بودن پر کردن هر فیلد و اولویت نمایش آنها.
- امکان الصاق تصاویر اسناد پرونده از طریق فایل یا از طریق اسکنر.
- امکان پیوست نمودن اسناد به یکدیگر.
- امکان جستجوی سریع و آسان بر روی پرونده ها و اسناد.
- امکان اخذ گزارشات متنوع و ترکیبی بر روی فیلد های اطلاعاتی مختلف پرونده ها و ذخیره گزارشات تعریف شده.
- امکان اخذ گزارشات متنوع و ترکیبی بر روی اسناد هر پرونده یا کلیه اسناد موجود در سیستم همانند نواقصی های پرونده.
- امکان تعریف و ذخیره قالب گزارشات جهت استفاده مجدد از آنها.
- امکان نمایش گزارشات در محیط Excel و Web
- امکان ویرایش سطر و ستون گزارشات به دلخواه.
- پشتیبانی از فرمت های فایل های تصویری موجود Jpg و Tiff.
- امکان فشرده سازی تصاویر با فرمت Tiff به صورت Lzw ← جهت کاهش تقریبی 80% حجم فایل ها و ←Group4 جهت کاهش تقریبی 94% حجم فایل ها
- امکان نمایش فایل های Multi Tiff برای اسناد دورو.
- امکان بزرگ نمایی تصویر در محیط نرم افزاری.
- امکان ویرایش تصاویر (چرخش تصویر، تنظیم شدت روشنایی، برش حاشیه و ...) در محیط نرم افزار (این قسمت به صورت انتخابی می باشد.)
- مدیریت هوشمند کاربران و تعیین سطوح دسترسی جهت امنیت سیستم توسط مدیر سیستم.
- ارائه گزارش عملکرد کاربران به مدیر سیستم.
- امکان استفاده هم زمان کاربران با توجه به تحت شبکه و وب بودن نرم افزار.
- تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به سهولت.
- امکان اخذ رونوشت الکترونیکی از اسناد و پرونده ها.
- امکان طراحی و تولید انواع فرم های اداری با توجه به فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده برای هر پرونده جهت چاپ یا نمایش (این قسمت به صورت انتخابی است.)
- ایجاد خودکار دفتر تلفن بر اساس اطلاعات موجود در پرونده.