مدیریت هوشمند بایگانی اسناد (مهبا)

امروزه دسترسی سریع و آسان به اطلاعات که لازمه آن مدیریت بهینه و آسان آنها می باشد امری ضروری ولازم است. سازمان ها در راستای انجام ماموریتهای خود روزانه مدارک و اسناد کاغذی بسیاری را جهت ثبت و نگهداری اطلاعات مورد نیازشان تولید می کنند و کماکان اطلاعات بسیار کم و محدودی بصورت الکترونیکی در سیستم های اطلاعاتی حفظ و نگهداری می شود. نگهداری اطلاعات بر روی کاغذ علاوه بر افزایش احتمال مفقود و فرسوده شدن اسناد بر اثر گذشت زمان (امنیت پایین اسناد کاغذی ) ,حجم زیادی از فضای با ارزش سازمانها را به خود اختصاص داده و مشکلات فراوانی را در جابجایی این اسناد ایجاد نموده است. از طرفی دسترسی سریع و همزمان کاربران به این اسناد نیز ممکن نبوده و بازیابی اطلاعات از این اسناد بسیار کند صورت می گیرد. این معزل باعث گردیده که بسیاری از سازمان ها به دنبال راهکاری مناسب و هوشمند برای مدیریت اسناد خود باشند و برخی از آنها بدون داشتن چشم اندازی روشن ازنحوه نگهداری و مدیریت هوشمند اسناد دیجیتال اقدام به الکترونیکی نمودن اسناد و تصویر برداری از آنها بنمایند که به دلیل عدم مدیریت صحیح اسناد الکترونیکی قالبا استفاده مفید و موثری از آن صورت نگرفته و به روز رسانی اسناد در عمل غیر ممکن می شود.

فن آوری اطلاعات با استفاده از محتویات اسناد امکان طبقه بندی و بایگانی اسناد الکترونیکی بصورت سریع و آسان و با کمترین هزینه و تلفات را فراهم می آورد. لذا این مجموعه که در سالهای اخیر در امر ایجاد آرشیوهای الکترونیکی فعالیت داشته است نیاز به وجود نرم افزاری قوی و جامع جهت مدیریت هوشمند آرشیوهای الکترونیکی را احساس نمود و ازابتدای سال 90 اقدام به سرمایه گذاری در این راستا نمود.

نرم افزار مهبا (مدیریت هوشمند بایگانی الکترونیکی اسناد) که حاصل قریب به یکسال تلاش و کوشش کارشناسان این شرکت می باشد بستری را فراهم نموده است که به راحتی بتوان انواع آرشیوهای الکترونیکی مورد نیاز را تعریف و ایجاد نمود و مدیریت جامع و کاملی را بر روی آن اعمال کرد.

این نرم افزار به سازمان این قابلیت را می دهد که تمامی اسناد را به صورت جزئی و یا کلی و در هر زمان و مکان بررسی و مدیریت نماید˛ گزارشهای متنوعی از آن استخراج کنند و به راحتی از انبوهی از اسناد نسخه پشتیبان تهیه نماید.

از شاخص ترین امکانات این نرم افزار می توان به موارد زیر اشاره نمود:

  •  امکان سفارشی نمودن نرم افزار برای تطابق و پوشش نیاز های انواع بایگانی ها همچون پرسنلی ، باز نشتگان ، مشترکین ، بیماران ، دانشجویی و...به آسانی توسط مدیر سیستم با توجه به پویا بودن محیط نرم افزار.
  •  امکان ایجاد چند بایگانی مختلف در نرم افزار به صورت همزمان (این قسمت به صورت انتخابی می باشد.)
  •  امکان استفاده از بارکد و بار کد خوان در نرم افزار جهت هر پرونده.
  •  امکان تعریف تعداد نا محدود (گروه اطلاعاتی) برای هر پرونده و ایجاد فرم اطلاعاتی.
  •  امکان تعریف و ایجاد تعداد نا محدود فیلد های اطلاعاتی برای هر گروه اطلاعاتی یا فرم اطلاعاتی ایجاد شده.
  •  امکان تغییر ، اولویت قرارگیری و نمایش فرم های اطلاعاتی.
  •  امکان الصاق عکس صاحب پرونده به هر پرونده.
  •  امکان تعریف نامحدود سربرگ برای اسناد پرونده ها.
  •  امکان تعریف نامحدود فیلدهای اطلاعاتی برای هر سربرگ.
  •  امکان تعیین نوع فیلدها (رشته ، عدد ، تاریخ و ...) نحوه نمایش اطلاعات هر فیلد ، تعیین اجباری بودن پر کردن هر فیلد و اولویت نمایش آنها.
  •  امکان الصاق تصاویر اسناد پرونده از طریق فایل یا از طریق اسکنر.
  •  امکان پیوست نمودن اسناد به یکدیگر.
  •  امکان جستجوی سریع و آسان بر روی پرونده ها و اسناد.
  •  امکان اخذ گزارشات متنوع و ترکیبی بر روی فیلد های اطلاعاتی مختلف پرونده ها و ذخیره گزارشات تعریف شده.
  •  امکان اخذ گزارشات متنوع و ترکیبی بر روی اسناد هر پرونده یا کلیه اسناد موجود در سیستم همانند نواقصی های پرونده.
  •  امکان تعریف و ذخیره قالب گزارشات جهت استفاده مجدد از آنها.
  •  امکان نمایش گزارشات در محیط Excel و Web
  •  امکان ویرایش سطر و ستون گزارشات به دلخواه.
  •  پشتیبانی از فرمت های فایل های تصویری موجود Jpg و Tiff.
  •  امکان فشرده سازی تصاویر با فرمت Tiff به صورت Lzw ← جهت کاهش تقریبی 80% حجم فایل ها و ←Group4 جهت کاهش تقریبی 94% حجم فایل ها
  •  امکان نمایش فایل های Multi Tiff برای اسناد دورو.
  •  امکان بزرگ نمایی تصویر در محیط نرم افزاری.
  •  امکان ویرایش تصاویر (چرخش تصویر، تنظیم شدت روشنایی، برش حاشیه و ...) در محیط نرم افزار (این قسمت به صورت انتخابی می باشد.)
  •  مدیریت هوشمند کاربران و تعیین سطوح دسترسی جهت امنیت سیستم توسط مدیر سیستم.
  •  ارائه گزارش عملکرد کاربران به مدیر سیستم.
  •  امکان استفاده هم زمان کاربران با توجه به تحت شبکه و وب بودن نرم افزار.
  •   تهیه نسخه پشتیبان از اطلاعات به سهولت.
  •  امکان اخذ رونوشت الکترونیکی از اسناد و پرونده ها.
  •  امکان طراحی و تولید انواع فرم های اداری با توجه به فیلدهای اطلاعاتی تعریف شده برای هر پرونده جهت چاپ یا نمایش (این قسمت به صورت انتخابی است.)
  •  ایجاد خودکار دفتر تلفن بر اساس اطلاعات موجود در پرونده.